各位学弟学妹即将正式进入大学的学习。在西浦这样一所国际化大学，一个重要的沟通方式是英文邮件。而大多数的新生或许在之前并没有特别接触过大学英文邮件的写作。通过这篇干货满满的推文，相信大家一定可以在未来的邮件沟通中得心应手。在绝大多数情况中，邮件是和老师、学校机构沟通最有效的方式，也是最正式和最被推荐的一种方式。在有些情况中，比如请假、递交作业、报名学校活动，邮件是唯一有效且正确沟通方式。

各位学弟学妹即将正式进入大学的学习。在西浦这样一所国际化大学，一个重要的沟通方式是英文邮件。而大多数的新生或许在之前并没有特别接触过大学英文邮件的写作。通过这篇干货满满的推文，相信大家一定可以在未来的邮件沟通中得心应手。

在绝大多数情况中，邮件是和老师、学校机构沟通最有效的方式，也是最正式和最被推荐的一种方式。在有些情况中，比如请假、递交作业、报名学校活动，邮件是唯一有效且正确沟通方式。

邮件的适用范围

当然，在日常的交流中，我们不需要过分要求邮件格式，但是在正式的交流之中我们必须使用英文与规范的邮件格式。以下是一些非常推荐使用正式邮件格式的情景。

• 请假
• 为错过一节课而道歉
• 在作业上寻求帮助
• 与导师预约
• 向他人提供帮助
• 请求解释课堂内容
• 请讲师/教授担任推荐人

邮件格式概念讲解

一般来说一封正式的电子邮件包括6个部分。

1、清晰的标题

一个清晰的标题会在第一时间告诉他人这封邮件的主要内容

2、对他人专业的称呼

对他人的称呼，比如说 Dear Dr Xi，以展示对于他人的尊重。

3、说明目的

在称呼术语之后，需要通过一两句简单的语言说明此次写邮件的目的。

4、进一步解释问题

在介绍完目的之后，接下来需要详细地介绍自己遇到的问题。这将会是一封邮件的主体。

5、总结句

在解释完自己的问题之后，需要通过感谢的话语结束邮件。

6、结束和签名

最后需要通过签名的方式告诉他人自己的姓名和学号。

邮件的正确示范（以向教授询问家庭作业的问题为例）

1. 明确邮件主题、标题、收件人

例：To：Dr. Liu

Subject：MTH002 HW2 Question

2. 开头要表达礼貌、感谢或者寒暄

例：Dear Dr. Liu:

I hope this email find you well./ Hope you enjoy your weekend.

3. 明确写邮件的原因/目的

例：I am sorry to disturb you for that I would like to ask for some questions about my homework.

4. 具体介绍遇到的问题/当下的情况

例：Currently, during my research on my homework, I found that….Could you please arrange some time on Friday if you are available, so that we can discuss these questions?

5. 结尾

例：I will appreciate it if you can arrange some time for me. Thank you very much!

6. 收尾致谢、姓名

例：Best wishes,/ Yours sincerely,

Hua Li

邮件的错误示范

1. 使用长难句子，还不加任何的标点和停顿

一些人学英语，学到一定程度以为句子写得越长越显水平，往往为了展示自己的水平，用各种复杂的从句，动名词形式把句子写得无比长。

比如，下面这段曾是某公司某位候选人的笔试作文，面试官看到这样的商务写作文章，就否决掉了竞选者。

We wish to inform you that the weather is bad so our shipment will be late and now we are trying to get in touch with the shipping company to see what they can do to make sure the delivery comes on time therefore we hope it will not cause any problems for you.

其实，商务英语和文学英语小说不一样，不提倡长句，因为句子越长，意思越多，看邮件的人没有那么多闲情逸致分析复杂的句法结构，剖析意思，所以商务应用，还是结构分明，言简意赅就好。在商务英语中，正确使用各种标点来切分意思也很重要。比如上面那段英文写成下面这样，才算掌握商务英语的“简洁明了”的精髓。

We are writing to inform you that our shipment has been delayed due to bad weather. We are now working with the shipping company to speed up delivery. We apologize for any inconvenience.

2. 使用短信语言

网络时代，大家都喜欢用互联网语言。但是，在商务邮件中可不要出现这类语言。毕竟互联网语言不是很正式，而如果邮件中这样的字眼太多，会让人觉得你很随便，不专业。比如，平时你喜欢这么打：Pls B there B4 6 pm. TY.请在下午6点前到那儿，谢谢。但在正式邮件里，千万别用哦。

3. 不使用专业的敬语

使用“Hey,” “Yo,” or “Hiya” 会显得很不专业和尊重，可以用“Hi”“Hello”代替，如果想要更加正式可以使用“Dear （Insert name）

4. 不要使用幽默

幽默并不能很好地通过电子邮件转化。你认为有趣的东西很有可能会 被对方误解，或被认为是讽刺，而没有相应的声调和面部表情。如有疑问，在商业沟通中不要使用幽默。

5. 对你的信息进行校对

如果你被人以你撰写电子邮件的方式来评判，不要感到惊讶。例如，如果你的电子邮件中充满了拼写错误和语法错误，你可能会被视为 马虎、粗心，甚至是没有教养。在点击 "发送 "之前，请检查你的拼写、语法和信息。

拼写比如：

We didn’t expect to recieve so many orders this year.

这里的recieve就拼错了，虽然看起来很像，但正确拼写应该是receive

如果你平时用电脑写作，可以用word来检查字有没有拼错。

语法比如:

在英文中，时态是非常关键的因素用来表达事情发生的时间，但在中文里并没有时态一说，所以很多人在英文写作中会写错时态。

The manager is (present) not in today because he was (past) feeling unwell.

在这句里面，动词时态就不统一。本是同一时间维度的事情，硬是被撕裂成不同时间维度，似乎在穿越时空。

正确应为：

The manager is (present) not in today because he is (present) feeling unwell.

6. 不要！过度使用感叹号

感叹号和其他表示兴奋的符号，如表情符号、缩略语

像LOL这样的缩写，以及所有的大写字母，在商业通信中都不能很好地转化。

除非你对收件人非常了解。使用一串感叹号也是不专业的！！！！

7. 不要假设收件人知道你在说什么

将你的信息作为一个独立的说明来创建，包括主题和对以前邮件的任何参考。

你的收件人可能每天都有上百封邮件，可能不会记得导致你的邮件的事件链。

中文中讲究含而不露，犹抱琵琶半遮面，往往点到即止。但在商务英语里，这可千万使不得，比如：

Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department.

这样的句子从句法上来讲就不够完整，因此要改成：

Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department, we will be able to handle more customers.